INVENTARIOS Y COSTOS DE MERCANCÍAS
7.1 CONCEPTO Y GENERALIDADES : Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización.
Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.
El costo de los inventarios, incluye todas las erogaciones y los cargos directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilización o venta, tales como:
· Costo de adquisición según la factura de compra.
· Los fletes pagados para ubicar los artículos en el lugar de su uso o expendio.
· La diferencia en cambio cuando se trate de bienes importados, los intereses y los demás
gastos financieros en los que se incurra hasta cuando tos artículos se encuentren disponibles para su uso o venta.
La cuenta inventarios incluye los siguientes conceptos:
· Las existencias de mercancías adquiridas para su enajenación y que están en las instalaciones de la compañía.
· Las mercancías en tránsito, es decir. que todavía no han llegado a la empresa pero que ya son de su propiedad.
· Las mercancías enviadas en consignación a otra empresa. para que ella efectúe la venta.
· Las materias primas y materiales que se involucran en el proceso de transformación, como también los productos terminados disponibles para la venta y los productos semielaborados.
· Los elementos que se van a consumir en el funcionamiento de la
empresa conocidos con el nombre de , materiales y suministros, como son los combustibles, repuestos, envases y empaques, herramientas y elementos de mantenimiento.
· Los demás bienes muebles o inmuebles que posee la empresa para la venta dentro del giro de su negocio, como los terrenos y construcciones de las compañías urbanizadoras o los semovientes de las empresas agropecuarias.
Por ser los inventarios una parte importante de los activos, su valuación y presentación tiene un efecto significativo para determinar e informar la posición financiera y los resultados operativos de la compañía
Los inventarios afecta tanto al Balance general como al estado de resultados.
· En el balance general es uno de las activos corrientes que sirven de soporte para la liquidez
· En el estado de resultados refleja la incidencia en la determinación del costo de ventas en el respectivo periodo y depende para la medición de las utilidades de la empresa
Se debita: por el costo de las mercancías compradas, por el costo de las mercancías devueltas por los clientes.
Se acredita: por el costo de las mercancías vendidas, por el costo de las mercancías devueltas a los proveedores.
7.2 SISTEMAS DE INVENTARIOS
El tratamiento contable de los inventarios puede efectuarse mediante:
a) sistema periódico o juego de inventarios.
b) sistema permanente o perpetuo
7.2.1 . SISTEMA PERIÓDICO O JUEGO DE INVENTARIOS
· Mediante este sistema el monto de las mercancías se determina a través del conteo físico de las unidades en existencia al inicio del período y su posterior valoración.
· El valor establecido de este modo, constituye el monto de la cuenta Inventarios, la cual permanece sin modificaciones durante el período contable.
· Las mercancías que adquiere la compañía, se registran en una cuenta de resultados denominada Compras.
· Por éste sistema, también conocido como juego de inventarios, el costo de ventas se determina como el cambio neto entre el inventario inicial y el final.
Para calcular el costo de las mercancías vendidas se procede de la siguiente manera:
Inventario inicial xxx
+: Compras durante el periodo xxx
=: costo de la mercancía disponible para la venta. xxx
- : inventario final xxx
=: costo de mercancías vendidas xxx
Para dar aplicación al sistema integral de ajustes por inflación, por este sistema es indiferente emplear el método anual o mensual por cuanto, de todas maneras, se tendrá que ajustar tanto los inventarios iniciales como las compras produciendo resultados iguales de una u otra parte, contrario a lo que ocurre con el sistema permanente, en el cuál bajo el método mensual no se ajustan las compras.
· Este sistema de inventario sólo puede ser utilizado por aquellas empresas que, por ley, no estén obligadas a tener revisor fiscal; es decir sólo para pequeñas y medianas empresas.
· Al cierre del período, deben reconocerse —a través de una provisión—las contingencias de pérdida del valor expresado de los inventarios, para que ellos queden ajustados a su valor neto de realización.
CONTABILIZACIÓN DE TRANSACCIONES
Las operaciones de compra y venta de mercancías en el sistema de Inventario Periódico, requieren la utilización de las siguientes cuentas:
Inventarios de mercancías (código 1435 ): Su saldo débito representa el valor de las existencias al iniciarse el ejercicio contable.
Compras de mercancías (código 6205 ): cuenta de resultados de saldo débito, en la cual se registra el costo de los inventarios adquiridos durante el ejercicio.
Devoluciones en compras (código 6225): esta cuenta de resultados de saldo crédito, permite registrar el valor de aquellas mercancías compradas, que por alguna circunstancia se han regresado al proveedor.
Ingresos por ventas (código 4135 ): En esta cuenta de resultados de saldo crédito se registran las mercancías entregadas a los clientes, valoradas al precio de enajenación. débito se utiliza para registrar al precio de venta, las mercancías devueltas por los clientes.
Impuesto sobre las ventas por pagar (código 2408): cuenta del Pasivo, que muestra el saldo de los valores recaudados por la empresa con destino a la DIAN, por concepto del impuesto al valor agregado (IVA,) una vez deducidos los valores que por concepto del mismo IVA se han pagado en las compras de las mercancías.
Retención en la fuente por pagar (código 2365 ): cuenta del Pasivo cuyo saldo indica los valores retenidos por la empresa, al momento de efectuar el pago de las mercancías compradas a los beneficiarios de tales pagos susceptibles de esta deducción con destino la DIAN.
Ventajas del sistema periódico
1. Se conoce el valor del inventario inicial, las compras, las devoluciones y rebajas debido que tiene una cuenta para cada concepto.
2. Facilita la elaboración del estado de ganancias y pérdida por el conocimiento de los conceptos que lo integran.
Desventajas del sistema periódico
1. No es posible conocer el valor del inventario final sin antes tomar un inventario físico y valorarlo.
2. No se puede determinar los robos, errores, extravíos en el manejo de las mercancías pues no existe una cuenta que los controle.
7.2.2 SISTEMA PERMANENTE O PERPETUO
· Este sistema se caracteriza por registrar en la cuenta Inventarios todo el movimiento referente a las mercancías, tanto el valor de las existencias al iniciarse el período, como las compras y el costo de las unidades entregadas en cada venta.
· Por tanto, la cuenta Inventarios muestra permanentemente en su saldo, el valor de las mercancías en existencia, sin necesidad de efectuar conteo físico, ni valorarlo.
· Este sistema es de uso más generalizado por ofrecer información más oportuna y permite un mejor seguimiento del costo de las ventas
· Requiere llevar un juego completo de kardex para el registro de entradas, salidas y saldos de inventarios.
· Aunque, bajo éste parámetro, no se necesitaría practicar inventarios físicos, normalmente ellos se realizan para verificar y conciliar los saldos contenidos en las tarjetas de kardex.
El ajuste por inflación de los inventarios llevados por el sistema perpetuo tenemos lo siguientes situaciones:
· El método mensual se emplea si se aplica a los saldos iniciales de cada mes, las compras no se pueden ajustar por el método mensual.
· El método anual se emplea si se aplica al inventario inicial del año y a las compras.
· Parte de estos ajustes se traslada al costo de ventas, en la medida en que dichos inventarios se consuman o se vendan.
CONTABILIZACIÓN DE TRANSACCIONES
Las operaciones de compra y venta de mercancías en el sistema de Inventario permanente o perpetuo, requieren la utilización de las siguientes cuentas:
Inventarios de mercancías (código 1435 ): Cuenta del activo, cuyo saldo muestra de manera permanente, el valor de las existencias de mercancías, por lo que en ella se registran las compras de mercancías, las devoluciones de mercancías compradas, el costo de las existencias vendidas y el costo de las unidades recibidas por ventas devueltas.
Costo de ventas (código 6135 ): cuenta de resultados de saldo débito, en la cual se registra el costo de las unidades entregadas en cada venta, como el costo de las unidades recibidas de los clientes por devoluciones en ventas.
Ingresos por ventas (código 4135 ): En esta cuenta de resultados de saldo crédito se registran las mercancías entregadas a los clientes, valoradas al precio de enajenación.
Devoluciones en ventas (código 4175): Esta cuenta de resultados de saldo débito se utiliza para registrar al precio de venta, las mercancías devueltas por los clientes.
Impuesto sobre las ventas por pagar (código 2408): cuenta del Pasivo, que muestra el saldo de los valores recaudados por la empresa con destino a la DIAN, por concepto del impuesto al valor agregado (IVA,) una vez deducidos los valores que por concepto del mismo IVA se han pagado en las compras de las mercancías.
Rete nción en la fuente por pagar (código 2365 ): cuenta del Pasivo cuyo saldo indica los va1ores retenidos por la empresa, al momento de efectuar el pago de las mercancías compradas a los beneficiarios de tales pagos susceptibles de esta deducción con destino la DIAN.
7.3 METODOS DE VALORACION
Debido a que las mercancías que adquieren una empresa no siempre son al mismo precio, se hace necesario valuar los inventarios a través de ciertos métodos para conocer el costo de la mercancía vendida; cada uno tiene incidencias sobre la utilidad y por ende sobre los impuestos.; por otro lado éstos métodos de valoración se utilizan por cualquiera de los dos sistemas de inventarios: el periódico y el permanente. Entre los métodos màs utilizados
tenemos:
· Primeras En Entrar Primeras En Salir
· Ultimas En Entrar Primeras En Salir
· Promedio Ponderado
· Identificación Especifica
· Retail
7.4 PROVISION PARA PERDIDAS EN INVENTARIOS
· En Colombia, las normas fiscales y contables, permiten a las empresas estimar y contabilizar provisiones para cubrir eventuales perdidas de sus inventarios por obsolescencias, deterioro, o faltantes de los mismos.
· Deben reconocerse las contingencias de pérdidas del valor de los inventarios, mediante las provisiones necesarias ajustarlos a su valor neto de realización.» (D.R. 2649/93 art. 63)
· Cuando se trate de mercancías de fácil destrucción o pérdida, las unida; del inventario final pueden disminuirse hasta en un cinco por ciento (5%) de la suma Inventario inicial más las compras.(para efectos fiscales )
Contabilización
El registro contable para la creación de la provisión es:
D/ Gasto provisiones (código 529915)
C/ Provisiones para pérdidas en inventarios (código 149915)
· Éste gasto no es deducible, para efectos tributarios; registra las sumas aprovisionadas con el fin de cubrir las contingencias de perdidas probables, disminuye el valor del activo, además se debita por el valor de las provisiones efectuadas durante el ejercicio.
· La cuenta provisiones para pérdidas en inventarios se acredita por el valor estimado para constituir o incrementar la provisión. En el evento que se presente una pérdida real en los inventarios por obsolescencia, faltantes, deterioro o disminuciones que obedezcan causa naturales ,el costo de las unidades perdidas se contabiliza con :
D/ Provisiones para pérdidas de inventarios (código 149915)
C/ Inventarios de mercancías (código 1435).
7.6 DESCUENTOS
Son de dos tipos:
o Comerciales
o Financieros
7.6.1 Descuentos comerciales
- Representan una deducción en el precio de lista de una mercancía que el proveedor otorga a sus clientes, con el objeto de atraerlos.
- Este descuento normalmente se muestra en la factura en porcentajes el Valor del descuento no se contabiliza en los libros del vendedor ni del comprador
- Constituye un medio para determinar el precio de la mercancía comprada.
7.6.2 Descuentos Financieros
Representa una deducción en el precio que el vendedor otorga al comprador para estimularlo a pagar la factura antes de su vencimiento.
Se conoce también como descuento por pronto pago
Puede ser aprovechado o nò por el cliente.
7.7. TOMA FÍSICA DE INVENTARIO
A la terminación del periodo contable, las cuentas del libro mayor muestran los saldos por presentar en los estados financieros. En lo que respecta a la cuenta Mercancías su saldo no muestra el inventario final puesto que las compras de mercancías se acumulan en otra cuenta, Compras, y las ventas no se deducen de la cuenta Mercancías; por consiguiente, se hace necesario el conteo o toma física de inventario y su valuación respectiva a fin de conocer las existencias al cierre del periodo. Esta situación es para el procedimiento desarrollado por las
empresas que utilizan el sistema periódico. En el sistema permanente, no requiere la toma física de inventario, debido a que este sistema permite conocer las existencias finales en cualquier momento .
La toma física de inventario constituye la labor previa a la valoración del inventario; estas dos actividades, toma física y valoración, permiten determinar el valor del inventario que debe figurar en el activo corriente y posibilita también calcular el costo de ventas a través del juego de inventarios.
La toma física de inventario significa entonces el conteo organizado de las existencias de la empresa en la fecha de cierre, y la valoración representa la asignación de valor a la cantidad determinada en el conteo.
Las empresas comerciales generalmente realizan el inventario físico al final del año calendario, aunque existen organizaciones que, dependiendo de sus necesidades específicas y de control, realizan el conteo en épocas diferentes o intervalos màs cortos.
Es conveniente realizar el inventario en horas no hábiles o fines de semana, de tal forma que los recibos o ventas de mercancías no interfieran en la exactitud del conteo.
Al comparar los valores de la toma física del inventario con el de los libros, pueden presentarse diferencias que se denominan: Faltantes o Sobrantes, que pueden explicarse por diferentes causas como : daño de la mercancía ,robo continuado, deterioro por almacenamiento, mermas errores en facturas etc.
Las diferencias presentadas deben corregirse por asientos de ajustes contables asì:
Faltantes: El saldo en libros es mayor que el conteo físico Por errores al determinar el costo de ventas
61365 Costo de ventas xx
1435 Inventarios Xx
Si el monto es apreciable y no hay póliza
5395 Gastos diversos xx
1435 Inventarios Xx
Si la empresa tiene pólizas
1360 Reclamaciones- Aseguradora xx
1435 Inventarios Xx
Sobrantes: El saldo en libros es menor que el conteo físico.
sobrantes de valor reducido
1435 Inventarios xx
61365 Costo de ventas Xx
Sobrante de valor considerable
1435 Inventarios xx
4295 Ingresos diversos Xx
